Ny bok: Beställarens nycklar till framgång

Flera statliga utredningar har pekat på bristen på kompetenta beställare av bygg-, konsult- och förvaltningstjänster och framhållit att bristen varit en starkt bidragande orsak till de problem med oväntade kostnadsökningar och klagomål på upphandlade tjänster som upplevts i bygg- och fastighetsbranschen.

Så inleds den nya boken Beställarens nycklar till framgång. Bakom orden står Bengt Hansson som under drygt 40 år har varit verksam inom bygg- och fastighetssektorn och samarbetat med såväl beställare som entreprenörer. Han har utfört en mängd besiktningar, medverkat som sakkunnig i upphandlingsrelaterade tvister, samt i rollen som byggledare företrätt olika beställare i deras anskaffningsprocess. Numer ägnar han sig åt konsultverksamhet och viss forskning och utbildning inriktad på effektivare upphandling av tjänster inom bygg- och fastighetssektorn, bland annat vid Lunds Universitet där han är professor och tidigare har varit chef för avdelningen för byggproduktion samt ansvarig för en rad kurser.

– Den kunskap och erfarenhet som jag har samlat på mig under mitt yrkesliv har varit en förutsättning för att kunna skriva denna bok, säger Bengt Hansson, som menar att varje diskussion han haft med kollegor, elever och uppdragsgivare har bidragit till hans lärande.

I boken har han kombinerat sina praktiska erfarenheter och teoretiska kunskaper med syfte att ge beställare av tjänster några nycklar till en framgångsrik upphandling. Han förmedlar grunderna i hur man som professionell beställare ska agera vid upphandling av tjänster, så att man ska kunna skapa bättre förutsättningar att nå uppställda mål. De fall han redovisar har anonymiserats, men är ändå av sådan karaktär att många ska kunna känna igen problemen.

Vill råda bot på kompetensproblem

Beställaren är, betonar Bengt Hansson, den viktigaste aktören i bygg- och förvaltningsverksamheter – det är beställaren som bestämmer spelreglerna vid alla upphandlingar och som genom sitt agerande skapar förutsättningar för alla övriga aktörer/företag i sektorn. Mot denna bakgrund får beställarna de konsulter, entreprenörer och byggtjänster de förtjänar, poängterar Hansson.

– Beställarnas spelregler ger på grund av bristande kunskap inte sällan oönskade bieffekter. Boken innehåller många konkreta exempel på upphandlingar som misslyckats på grund av olämpligt utformade spelregler. I den ena offentliga utredningen efter den andra anges att den viktigaste orsaken till byggbranschens problem är bristande kompetens hos beställarna.  Likartade problem finns även inom andra områden med tjänsteupphandling, inte minst när det gäller upphandling av äldrevård.  När det gäller bygg- och fastighetssektorn beräknas värdet av upphandlade tjänster överstiga 300 miljarder kronor vilket understryker behovet av att varje enskild beställare har tillräcklig kompetens och agerar professionellt. För alla dessa beställare har det dock saknats en grundläggande handbok som kan stödja dem i deras anskaffningsprocess, säger Bengt Hansson.

För att råda bot på kompetensproblemen har Byggherrarna i samarbete med fyra stora tekniska högskolor – däribland Lunds tekniska högskola där Bengt Hansson själv är verksam – startat utbildningsprogrammet Byggherre-Class, i vilket det bland annat finns en kurs som behandlar beställarrollen. Likartade kurser finns inom civilingenjörsprogrammet vid LTH och programmet Fastighetsföretagande vid Malmö Högskola.

– För dessa kurser har det funnits ett starkt behov av kurslitteratur. Min bok är tänkt att möta det behovet liksom det över lag stora behovet av förbättrad kompetens hos beställare av byggtjänster, säger Bengt Hansson.

Han intygar att hans bok kan vara till stor nytta för blivande och aktiva beställare – privata såväl som offentliga – som är intresserade av de grundläggande kunskaper som professionella beställare av tjänster behöver för att vara framgångsrika i sina upphandlingar. Hansson framhåller också att boken är användbar för entreprenörer som vill skaffa sig kunskap om hur beställare kan förväntas agera, eller som vill agera komptenta beställare av underentreprenader, samt för konsulter som skall stödja beställare i upphandlingsprocesser.

– Jag är övertygad om att den beställare som vill förbättra sin kompetens med stöd av boken på ett avgörande sätt kommer att förbättra sin förmåga att välja den mest lämpliga strategin i varje enskild upphandlingssituation, säger Hansson som också hoppas att politiker ska komma att läsa boken.

– Så att de klarar att skapa rimliga förutsättningar för de tjänstemän som skall verkställa upphandlingarna, säger han.

11 nycklar

Genom de 11 nycklar till framgång som Bengt Hansson presenterar i sin bok leds man bland annat till ”att förstå anskaffningsprocessen så att nödvändiga åtgärder vidtas i god ordning för att nå upphandlingens mål”, till ”att förstå brukarnas och kundernas behov så att rätt tjänst upphandlas”, till ”att vid varje upphandling skapa en konkurrenssituation som gör att entreprenörerna utvecklar sina anbud och leveranser” samt till ” val av strategi”.  Samtliga 11 ”nycklar” behandlas utförligt i bokens lika många kapitel. I anslutning till varje kapitel hittar man också referenser samt ytterligare förslag på källor till fördjupning.

Medförfattare till boken är teknologie licentiat Sofia Pemsel vid Byggproduktion på Lunds Tekniska Högskola, som bedriver forskning inriktad på beställarens kunskapsuppbyggnad, brukarhantering och erfarenhetsåterföring i bygg- och förvaltningsprocessen. Ett område som hon våren 2012 lägger fram sin doktorsavhandling inom. I Beställarens nycklar till framgång har hon författat större delen av kapitel 3 – Mål, behovsanalys, och program – där hon tar upp vikten av att ha en god relation till brukarna samt hur man gör för att skapa det. Pemsel har även skrivit större delen av kapitel 10 – Erfarenhetsåterföring och kunskapsuppbyggnad – som bland annat handlar om kunskapsuppbyggnad inom projektbaserade organisationer. Området har blivit extra aktuellt genom den nyligen publicerade upphandlingsutredningen (SOU 2011:73).